Tilitoimiston vaihtaminen – Huomioon otettavat asiat sujuvan siirtymän varmistamiseksi
Tilitoimisto on yksi yrityksen tärkeimmistä kumppaneista ja olennainen osa monen yrityksen menestystä. Miten siis toimia, kun tilitoimiston vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi?
Tilitoimiston vaihtaminen voi tuntua työläältä prosessilta, mutta oikeiden askelien avulla se on sujuva ja yksinkertainen prosessi, joka usein osoittautuu positiiviseksi muutokseksi. Jatka lukemista saadaksesi selville, mitä sinun tulee ottaa huomioon, kun vaihdat tilitoimistoa.
Milloin harkita tilitoimiston vaihtoa?
Tilitoimiston ja yrittäjän saumaton yhteistyö varmistaa, että yrittäjä pystyy keskittymään liiketoimintansa ydintehtäviin. Tilitoimiston vaihtaminen voi olla tarpeen monista syistä, ja yrittäjän on tärkeää tunnistaa, milloin on aika harkita vaihtoa. Tyypillisiä syitä voivat olla esimerkiksi:
Kohtuuton hinta: Jos huomaat, että maksat liikaa suhteessa saamaasi hyötyyn, kannattaa harkita kilpailuttamista.
Muuttuneet tarpeet yrityksessä: Liiketoiminnan kasvaessa usein myös taloushallinnon palveluiden tarve lisääntyy. Myös teknologian kehityksessä on tärkeää pysyä mukana.
Kommunikaation ja henkilökemian puutteet: Jos kirjanpitäjää on vaikea tavoittaa, häneltä ei saa selkeitä vastauksia, tai jos tuntuu, ettei tilitoimisto ymmärrä yritystäsi ja sen tarpeita, kannattaa harkita vaihtoa. Sujuva kommunikaatio on tärkein edellytys sujuvalle yhteistyölle.
Mikäli yllä mainituista tai jostain muusta syystä tuntuu, ettei yhteistyön jatkaminen nykyisen tilitoimiston kanssa ole kannattavaa, on syytä tehdä asiaan muutos.
Tilitoimiston vaihtaminen käytännössä
Osaavissa käsissä tilitoimiston vaihto sujuu mutkattomasti. Uusi tilitoimisto voi halutessasi hoitaa valtakirjalla lähes kaikki käytännön toimet. Jo ensimmäisen tapaamisen aikana voidaan hoitaa edellisen tilitoimiston irtisanomisen ja uuden toimeksiantosopimuksen tekeminen. Uuden tilitoimiston kanssa tulisi selkeästi sopia siitä, mitä asioita joudut itse huomioimaan ja mitkä toimenpiteet ovat tilitoimiston vastuulla. Vaihtoa koskevista käytännöistä on hyvä tietää ainakin seuraavat asiat:
- Sopimuksen irtisanomisaika
Ensimmäisenä kannattaa selvittää nykyisen sopimuksen irtisanomisaika, ettei se myöhemmin tule yllätyksenä ja aiheuta lisäkustannuksia tai ongelmia. Kannattaa myös selkeästi sopia mihin edellisen tilitoimiston vastuu loppuu ja mistä uuden vastuu alkaa. Normaalisti irtisanomisaika on 1–3 kuukautta.
- Vaihtamisen ajankohta
Tilitoimistoa voi vaihtaa milloin vain – vaikka kesken tilikauden. Jos tilikausi on kuitenkin jo lopuillaan, voi olla kannattavaa, että vanha tilitoimisto hoitaa tilinpäätöksen ja veroilmoituksen loppuun asti. Jos vanhan tilitoimiston palveluissa on kuitenkin selkeitä puutteita tai virheitä, on yhteistyötä turha jatkaa yhtään pidempään.
- Kirjanpitomateriaalin siirto
Asiakaslähtöinen tilitoimisto kertoo sinulle, miten materiaalien siirto käytännössä hoituu. Voit valtuuttaa uuden tilitoimiston hoitamaan siirron, jolloin vältytään epäselvyyksiltä ja voit itse keskittyä olennaiseen.
- Kirjanpidon ohjelmisto
Mikäli uusi ja vanha tilitoimisto käyttävät samaa sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa ja kirjanpitoaineistoja ei tarvitse siirtää eri järjestelmien välillä, on tilitoimiston vaihto helpompaa. Jos tilitoimistoilla on kuitenkin käytössään eri kirjanpito-ohjelmistot, kannattaa selvittää mahdolliset aineiston siirtämisestä koituvat kulut ja millä aikataululla uuden ohjelmiston saa käyttöön. Jos taloushallinnon ohjelmisto vaihtuu, varmista, että saat tarvittaessa myös riittävän opastuksen uuden ohjelmiston käyttöön.
- Vaihdosta viestiminen yrityksen sisällä
Jos taloushallinnon ohjelmisto vaihtuu, sitä käyttäviä työntekijöitä on hyvä tiedottaa ajoissa, ja kertoa milloin uuden ohjelmiston perehdytys on. Myös mahdolliset palkanlaskentaan tulevat muutokset vaikuttavat yrityksen kaikkiin henkilöihin.
- Miten välttää ongelmat jatkossa
Uuden tilitoimiston kanssa kannattaa käydä selkeästi läpi syyt, jotka johtivat vaihtoon. Selkeytä odotuksiasi ja tarpeitasi avoimesti, selvitä miten uusi tilitoimisto hoitaa viestinnän kanssasi ja ilmaise selkeästi jos kaipaat muutosta. Mikäli jokin jää epäselväksi, kannattaa ottaa yhteyttä ja keskustella asiasta.
Onnistuneessa vaihdossa asiat tulevat hoidetuksi suunnitellussa aikataulussa tilitoimiston johdolla, eikä sinun tarvitse murehtia vaihdosta. Tämä on mahdollista tilitoimistoissa, joille on kokemuksen myötä kertynyt selkeä ja asiakaslähtöinen toimintatapa.
Onko tilitoimiston vaihtaminen ajankohtaista? Löydä yrityksellesi uusi Suunta!
Kanssamme saat tarvittavan opastuksen aina sähköisen taloushallinnon käyttöönotosta päivittäisten taloushallinnon rutiinien luomiseen. Meille tärkeintä on asiakkaidemme liiketoiminnan edistäminen. Ohjelmiston käytön opastus sisältyy aina palveluumme.
